Un outil informatique gérant les flux  d'un entrepôt qui a servi 20 ans peut en effet être qualifié d'obsolète, comme le concède le responsable flux et process chez Union Distribution. Même si, en presque 20 ans, il avait beaucoup évolué, il ne répondait plus à un certain nombre de problématiques, comme la dimension multi sites du stockage. De plus, il n'offrait plus une bonne vision sur les stocks des ateliers et sa bonne maintenance devenait difficile après tant d'ajouts fonctionnels.

Des applications developpées par l'éditeur Ingrif, pilotant par exemple la préparation de commandes, sont déjà présentes dans l'entrepôt. 'Il n'y avait aucune raison d'aller voir plus loin que chez Ingrif, qui édite aussi un WMS, Penta. C'était presqu'une évidence, se souvient le responsable flux et process, qui évoque aussi une bonne relation avec l'éditeur. Ils répondaient déjà bien à nos demandes alors que nous étions assez gourmands en termes de développements et fonctionnalités'. Bonus appréciable, l'intégration est facilitée en choisissant Penta, car il faut faire une reprise des données depuis l'un de leurs systèmes. En juillet 2008, la migration vers leur WMS est décidée.

Démarche collaborative

Le choix se tourne vers la version 7 du progiciel, encore jamais déployée. C'est un défi mais aussi un avantage pour le responsable flux et process, qui va pouvoir participer à la mise à jour du software. Pour élaborer le cahier des charges, des utilisateurs opérationnels participent aux réunions d'analyse. 'Nous l'avons écrit avec eux car ce sont eux qui s'en servent, souligne-t-il, leurs suggestions d'améliorations ont donc été prises en compte.'

L'analyse fonctionnelle commence début 2009. Six mois après, la solution est déployée. La migration se passe bien. Dès la fin de la première semaine, l'accompagnement de l'éditeur sur le site se transforme en télémaintenance, avec des plages horaires étendues, couvrant l'intégralité de la plage de travail de l'entrepôt (de 5h00 à 20h00).

'Difficile de mesurer les gains de productivité que l'on peut attribuer au WMS quand l'entrepôt fonctionnait déjà à 100% en radio-fréquence, quand les mouvements étaient déjà optimisés, quand il y a un changement de management et encore bien d'autres facteurs indépendants de l'outil... Le gain, aurait été plus visible et spectaculaire si j'étais moins informatisé avant de l'implanter', pense le responsable, qui estime que le nombre de prélèvements par jour et par opérateur, a progressé de 5%. En revanche, il a clairement noté un allégement des tâches de gestion ou d'encadrement.

Six mois après, encore en phase de stabilisation, il reste encore quelques petits ajustements à faire mais rien de critique et aucun bug empêchant de travailler.

Lieu de l'entrepôt: Sermaise (45)
Superficie: 35 000 m²
Effectif moyen hors intérimaires: 160
Fonctions, flux et particularités: distribution nationale et internationale des quelque 50 000 références du catalogue Flammarion, Actes Sud et PUF, vers des points de vente.

• Préparation des commandes (50 000 par mois) parfois presqu'à l'unité, ou par palettes pleines.
• Gestion des retours, qui représentent 25% des envois.

Source: Le Journal de la Logistique, mars 2010

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