Migration vers PENTA WMS V7 chez l'éditeur Flammarion: le logiciel de gestion logistique développé par INGRIF s'impose

La gestion de la plate-forme de distribution du Groupe Flammarion s’appuie sur la synergie entre l'éditeur du logiciel WMS PENTA, Motorola et ID Services. Ces trois acteurs pilotent de bout en bout la Supply Chain des livres : approvisionnement du magasin, transferts intersites et distribution vers les libraires.

Dans la chaîne de distribution du livre, le service Diffusion établit l’estimation des commandes, c'est-à-dire le nombre d’exemplaires de chaque livre destinés à être distribués en librairie. La Distribution réceptionne les ouvrages en provenance de l’imprimeur et les stocke. Ce stockage est optimisé par le logiciel de gestion logistique Penta V7 développé par Ingrif. Les commandes sont saisies dans SAP, le système est capable de renseigner les clients (libraires et éditeurs) et assure la gestion logistique du stock. Les commandes sont ensuite préparées par les opératrices de la Distribution sur la chaîne d’office et les livres mis en carton. Finalement, ces cartons sont confiés aux transporteurs qui acheminent les ouvrages jusqu’aux clients.

L’ERP du groupe, en l’occurrence SAP, est interfacé avec le WMS (système de gestion logistique) Penta V7. Le WCS (Warehouse Control System) assure l’interface entre le système informatique et les équipements mécanisés de Savoye Logistics. Ce système d’information communique avec celui de chacun des prestataires extérieurs, en particulier celui de Vitry-le-François qui gère environ 8 000 palettes pour le compte de Flammarion. Un second site extérieur, celui de Chevrier, gère un millier de palettes : le logiciel Penta V7 est appelé à y être déployé. Il se raccordera alors directement au serveur de Flammarion dédié à l’application logistique.

L’entrepôt est piloté avec le logiciel Penta qui bénéficie d’un réseau Wi-Fi dont la couverture a été confiée à ID Services. En juillet 2008, Flammarion choisit de reconduire le partenariat avec PENTA et de migrer la réception, le stockage et la préparation de commandes vers sa nouvelle solution Penta V7. Les raisons qui ont motivé ce choix sont multiples :

Gestion multi sites

L’ancien système datait de 1991. À l’époque, le site était piloté par deux applications informatiques : Getra et Penta. Le premier pour réceptionner les palettes de livres, les stocker et les déstocker le moment venu, prélever des cartons complets et alimenter les cases de picking. Il était interfacé avec Penta qui pilotait le tirage, c’est-à-dire la préparation de commandes. A un moment donné, ce système s'est trouvé limité du fait des évolutions de l’entreprise. Il fallait migrer vers un système capable de gérer plusieurs sites de façon à mieux suivre les stocks de livres.

Système modulaire

Avant juillet 2008, chacun des services du site était équipé d’un système PENTA qui communiquait avec tous les autres. C’est ainsi que Getra approvisionnait les différents services, tandis que Penta Office assurait la préparation de l’office et la mise à disposition du fichier correspondant destiné à un autre système Penta. Chaque fonction avait son propre système Penta. Il y a de la sorte un système Penta Réassort, plusieurs systèmes Penta pour la gestion des retours, le rangement en cases, la mise en conteneurs dans des flux particuliers… et tous ces systèmes sont interfacés à SAP. Union Distribution souhaitait disposer d’un ensemble modulaire, plutôt qu’un système chapeau s’articulant avec les différentes fonctions de l’entreprise.

Evolution technologique

D’autres projets d’évolution technologique venaient s’imbriquer dans le projet de migration vers Penta V7 : renouvellement des anciens terminaux Symbol pour la préparation de commandes et la réception et remplacement par des ordinateurs mobiles sous MS/Windows (contre une vision MS/DOS autrefois) et dotés d’un écran ergonomique, mise à jour des réseaux informatiques et basculement vers le Wi-Fi (prestation confiée à ID Services).

Règles de gestion

On souhaitait également se réapproprier l’ensemble des processus métiers : depuis 1991, de nombreux développements ont été réalisés, les règles de gestion ont évolué. De plus, tout au long de sa vie, l’entreprise a connu un renouvellement de son personnel : il était indispensable de revoir les fondements du système.

Le cahier des charges de la nouvelle solution a été défini avec PENTA à partir de janvier 2009, avec le concours des opérateurs de l’entrepôt : chacun d’eux a décrit son travail, les axes d’amélioration souhaités, de façon à envisager éventuellement le développement des processus spécifiques en complément du standard.

« PENTA nous a rapprochés de la société ID Services avec qui nous avons fait le choix d’un partenariat, compte tenu des services qui nous étaient proposés, ainsi que des tarifs, et du fait du partenariat préexistant entre PENTA et ID Services. En faisant migrer le système Penta vers la version 7 sur un serveur MS/Windows, nous allions en outre pouvoir bénéficier d’évolutions qui faisaient partie de nos demandes », se remémore Guillaume de Bary : « avec PE NT.A et ID Services, nous avons choisi une solution Motorola, dans la continuité de ce qui avait été réalisé jusqu’alors avec Symbol ».

Tout comme pour le logiciel, le choix du matériel a reposé sur le ressenti des opérateurs de l’entrepôt. « Aujourd’hui, les retours des utilisateurs s’avèrent extrêmement positifs, tant en ce qui concerne le logiciel que le matériel installé », souligne Guillaume de Bary. D’une demi-douzaine de points d’accès pour le réseau couvrant autrefois le magasin, on est passé à 18 points d’accès Wi-Fi. Ceux-ci ont été déployés au début de l’été 2009 par ID Services à qui a été confiée la réalisation des câblages, l’installation des antennes, l’installation des terminaux sur les chariots… « En fait, par précaution, cette installation s’est déroulée en deux temps. Pour le basculement à l’issue du week-end de test, la moitié du matériel avait été démontée des anciens chariots pour équiper les nouveaux chariots. Et le lundi, dès lors que le passage en production était confirmé, ID Services a terminé dans la journée l’intégration du matériel sur tous les autres chariots ». Les bugs ont été corrigés le 13 juillet avec deux techniciens de P.ENT.A, tandis qu’était revue l’ergonomie des écrans en fonction des premières réactions des caristes. Ceux-ci ont reçu dès le lundi matin, au moment du passage en production, une formation d’une à deux heures sur le terrain, après une préformation la semaine précédente. Certains processus ont été modifiés. De nouveaux tests et de nouvelles corrections ont été menés le mardi. De sorte que le mercredi matin, à 5 heures du matin, au moment du redémarrage de l’activité, tout fonctionnait correctement. Le jeudi, les opérateurs et les gestionnaires s’étaient approprié le nouveau système et redevenaient entièrement autonomes.

Aujourd’hui, les gains principaux se retrouvent essentiellement dans l’ergonomie nouvelle apportée aux opérateurs et aux gestionnaires. Pour Guillaume de Bary, « le fait de disposer d’une interface MS/Windows, du visualisateur utilisé par Penta et de l’interface avec MS/Access, d’écrans ergonomiques et faciles à comprendre dans l’environnement habituel des utilisateurs… Tout cela constitue un véritable atout. Le changement s’en est trouvé grandement simplifié ».

Les trois grands flux qui parcourent l’entrepôt

La plate-forme logistique de Sermaises est constituée de trois cellules de stockage d’une surface totale de 17 000 m² adossées à un bâtiment de 2 300 m² servant à la préparation des offices. Le réassort des libraires est préparé dans un bâtiment de 7 250 m². Enfin, c’est dans un bâtiment extérieur de 2 800 m² que sont traités les retours.

D’une façon schématique, les flux entrants (nouveautés et réassorts en provenance des imprimeurs) pénètrent dans le magasin après contrôle de réception. Parcouru par une vingtaine de chariots de manutention (préparateurs de commandes, bidirectionnels, rétractables) équipés de terminaux Motorola, le magasin réceptionne entre 150 et 400 palettes par jour et alimente tous les services (offices, réassorts, prestations extérieures) dans le respect des commandes et de leur profil : le magasin peut servir aussi bien une référence de livre à l’unité, qu’une unité logistique de 10 à 40 exemplaires, voire une palette… pour les grosses commandes passées par les clients.

Au cours de la vie du stock de livres, le système informatique optimise leur rangement de sorte que le taux de remplissage du palettier avoisine les 95%, d’abord dans les deux derniers niveaux de la réserve en haut du palettier, tandis que le picking s’effectue dans les emplacements inférieurs qui représentent les deux tiers des emplacements de rangement. Puis, lorsque les quantités disponibles diminuent, le système déplace le stock de livres d’abord vers un emplacement de demi-hauteur, puis vers un casier. Dans certains cas de réintégration d’ouvrages en retour, on peut se retrouver avec une seconde palette de picking, ce que le système détecte sans difficulté : il propose alors de remonter l’une d’elles en réserve… laissant à l’opérateur la décision finale, car de telles tâches ne sont jamais automatiques. En effet, s’il constate un fort débit de réassort, l’opérateur laissera en place la seconde palette de picking.

Le second flux entrant correspond aux retours des clients : 80% des ouvrages retournés partent directement au pilon. Le solde est voué soit à être réintégré dans le stock (toujours sous le contrôle du système informatique) sur l’une des 54 000 positions du palettier, soit à être mis en conteneur pour être retourné à l’éditeur. C’est un flux de palettes hétérogènes : son code identifiant est saisi par le cariste, la liste des articles, les quantités, et les positions de rangement lui sont aussitôt affichées.

Les flux de retour étaient jusqu’alors traités manuellement et le code identifiant le livre en retour était lu pour assurer le crédit au libraire. Le tri vers les cases de rangement, vers des conteneurs ou vers le pilon était réalisé par des opératrices en respect des informations qui s’affichaient sur son écran : cette opération va être incessamment confiée à un trieur automatique à plateaux divisés, en l’occurrence une machine d’origine Eurosort Systems BV intégrée par Savoye Logistic et P.ENT.A. Dans le cadre de ce projet, ID Services a développé un pupitre spécifique pour l’évacuation des bacs de livres issus du trieur et leur rangement dans les cases.

Au travers des flux sortants, le magasin réapprovisionne l’ensemble des services : chaîne réassort, chaîne office, ainsi que les prestataires extérieurs, sachant que ceux-ci vont engendrer d’autres flux entrants vers la chaîne réassort et la chaîne office capable de traiter jusqu’à 650000 à 700 000 volumes par office.

L’office, qui ne fait pas partie du projet achevé en juillet 2009, bénéficie tout de même de ses améliorations : en effet, l’office reçoit un lot de commandes par semaine dont la définition est arrêtée de 24 à 48 heures avant l’envoi à Sermaises de quelques centaines de palettes… Il faut donc anticiper. L’ERP autorise cette anticipation au moment où l’on commence à affiner les quantités : il envoie un premier fichier à Penta pour lui proposer de réaliser de façon adéquate les titres à approvisionner. Par une gestion appropriée de l’anticipation, les quantités seront ensuite affinées progressivement, de sorte que l’office ne prendra finalement en charge que 200 titres. Autrefois, ces opérations étaient entièrement manuelles : aujourd’hui, les opérations sont fluidifiées grâce à l’interfaçage des logiciels, générant des gains importants de productivité dans toutes les tâches administratives de gestion des approvisionnements. Le service des offices se déroule sur un système mécanisé pick & light. Dans sa zone de travail, l’opérateur a 11 titres à prélever. Chaque carton — deux formats sont disponibles — est ouvert manuellement. Le contenu de la commande est analysé par le logiciel de gestion d’entrepôt qui effectue un colisage de façon à optimiser le remplissage du colis, tout en préservant le mono-prélèvement.

Le réassort, enfin, a pour vocation de réapprovisionner dans des délais très courts (24 à 48 heures) le libraire qui a enregistré de bonnes ventes et épuisé le stock qui lui a été envoyé par l’office. La préparation de détail (ou tirage) a été automatisée en février 1997, en faisant usage du logiciel Penta d’origine. À l’orée du projet, Penta définissait à chaque instant le travail devant être exécuté par chaque tireuse (la préparatrice de commandes) en optimisant le secteur qui lui était confié en fonction des besoins et en redistribuant la charge en cas de pic momentané. Aujourd’hui, le circuit compte 30 gares dans lesquelles se trouvent implantés un millier de titres, et chaque titre a un ou deux emplacements sur la chaîne selon l’importance des ventes. Dès qu’une opératrice a achevé sa tâche en cours, elle reçoit immédiatement la tâche suivante. Le tirage bénéficie à cet effet d’un parc de 40 terminaux Symbol. L’installation a été rénovée en 2007 avec le concours de Savoye Logistics qui a installé son WCS pour l’interfaçage avec les automates. Elle devrait bénéficier du changement du parc de terminaux et de la refonte simultanée de l’application Penta en charge de piloter la préparation de commandes (jusqu’à l’expédition et la génération du fichier EDI destiné aux transporteurs) en tirant avantage des futurs écrans tactiles et de l’ergonomie apportée par Windows CE. Pour l’export, des documents de facturation sont insérés dans le colis : à cet effet, Penta est interfacé à SAP qui édite la facture établie sur le réellement préparé (et non sur le commandé). Le compte rendu de préparation est envoyé à l’ERP qui renvoie l’image de la facture à Penta en mesure de déposer la facture dans le dernier colis de préparation. Le taux de service de cette opération de tirage est de 99,9% : le reste à servir peut être éventuellement livré ultérieurement au libraire s’il le souhaite. En outre, le délai de préparation d’une commande est correct à 99,7% vis-à-vis du délai de remise d’un colis au transporteur : ainsi, TNT qui livre à jour J la commande parvenue jusqu’à 13 heures et expédiée le jour même dans 99,7% des situations.

Au chiffre du réassort et de l'office, il convient d’ajouter l'ensemble des PLV qui sont fabriquées par le service des prestations et expédiés (10, 50 ou jusqu'à 120 volumes à l'intérieur). Ce mode de commercialisation représente pour l'année 2009 environ 2 700 000 à 3 000 000 volumes. Cela amène le taux de retour aux environ de 23%. Ce service des prestations restait insensible jusqu’alors aux charmes de P.ENT.A induisant des tâches encore manuelles : mais Penta V7 dispose d’un module de gestion de l’atelier. Celui de Flammarion a été informatisé sur la partie des approvisionnements, ce qui permet de descendre la nomenclature et l’intégralité de la demande d’approvisionnements vers SAP. Finalement, quelque 3 000 à 7 000 colis sont expédiés chaque jour. Les commandes sont expédiées en s’appuyant sur quatre grands partenaires en charge du transport : le GIE Prisme (Prestation Informatiques et Services pour la Modernisation de l’Édition) fondé en 1993 par Calberson, Danzas et Dubois qui offre à sas partenaires une plate-forme logistique de 3 600 m² dans Paris intra-muros, Speed Distribution Logistique créé en 1999 pour la distribution b-to-b de produits à forte valeur ajoutée sur l’Île de France. Une partie des flux sortants est confiée à TNT pour les livraisons à J+1, et à Cool Jet qui vient d’être repris par Geodis ».

Demain, un nouveau projet de distribution des services de presse du groupe sera réalisé avec une toute nouvelle application baptisée Penta SP. Elle sera développée et déployée de manière à pouvoir traiter n’importe où, toute préparation de commandes sur un nombre de titres limités. La nouvelle application permettra aussi de gérer des envois unitaires, à l’instar du b-to-c, à l’occasion des événements majeurs, comme de l’édition des confessions de Sœur Emmanuelle publiées dans les jours qui ont suivi sa mort, avec des quantités énormes d’un ouvrage devant être livré en des laps de temps très courts à tous les libraires de France. Mais aussi un générateur automatique de mails à l’adresse des clients… Un module qui permet d’envoyer toutes les requêtes désirées : clôture d’une réception et envoi de ce qui a été effectivement réceptionné, expédition d’une commande et envoi d’un avis d’expédition ASN (Advanced Shipping Notice), envoi périodique de l’état du stock d’un client ...

Zoom sur les outils technologiques de gestion du site

C’est P.ENT.A (dont l’acronyme signifie Pilotage d’Entrepôts Automatisés) qui est l’éditeur et l’intégrateur du logiciel Penta mis en œuvre à Sermaises par Union Distribution : « depuis 2001, cette société est filiale de la société belge Ingrif, maison mère du groupe Richard Flamée dont le chiffre d’affaires consolidé avoisine les 10 M € avec une quarantaine de personnes », détaille Fabrice Horbaczewski, chef de projets logistiques et adjoint à la direction générale d’Ingrif. Une société qui depuis sa création en 1976 est spécialiste des transmissions de données par radiofréquence. « C’est par ce biais que nous sommes arrivés au milieu des années quatre-vingt au métier de la logistique et de l’optimisation des flux dans l’entrepôt ». Le rapprochement de P.ENT.A et d’Ingrif date de 1997 : à l’époque le premier développait GETRA (Gestion d’Entrepôts par Transmission Radio), tandis que le second réalisait MAGI (Magasin Automatisé à Gestion Intégrée). Il s’agissait de deux logiciels aux fonctions similaires pour réceptionner des palettes, les stocker, réapprovisionner la zone de picking et préparer les commandes. « Nous avons mis nos forces en commun pour développer un projet technologique bâti sur le temps réel : Penta qui devait être tout à la fois multi plates-formes informatiques (Unix, Windows), modulaire et paramétrable, et multi bases de données », poursuit Fabrice Horbaczewski. Le projet, développé depuis 1997, a donné naissance à la version 7 de Penta : « nous avons installé ou remis à neuf d’anciennes installations de Penta, sans le moindre développement, uniquement par paramétrage, dans des domaines aussi divers que ceux de Flammarion, Dialog Services (b-to-c), Aubert (nurserie), Blason de Bourgogne (distribution du vin)… » .

En France, pour le déploiement de sa solution dans des infrastructures temps réel, l'éditeur de Penta s’appuie sur un intégrateur partenaire: ID Services, société fondée en 2002 par trois ingénieurs ayant une vingtaine d’années d’expérience dans le domaine de l’identification automatique.

Source: www.datacollection.eu